1、深圳市益田商业管理有限公司企划文件管理制度 编制部门:企划部编制时间:二一七年十一月十二日深圳市益田商业管理有限公司企划文件管理制度制度名称企划文件管理制度编号SY-ZD-QH-2017-001目 录一目的 1二适用范围 1三文件类型 1四各类文件管理规范 1五制度制订、监督与执行 2修改时间修改页码修改状态修改人审批人编制人： 潘晓靖日期：20071112审核人： 方焕忠日期：20071120批准人： 日期：版本号2008-1深圳市益田商业管理有限公司制度名称企划文件管理制度编号SY-ZD-QH-2017-001页码第2页 共 3 页版本2008-1企划文件管理制度一 目的1、 规范各类文件
2、管理；2、 确保文件资料妥善保管。二 适用范围适用于企划部所有文件三 文件类型1、 会议纪要（含业务会议纪要和部门例会纪要）；2、 工作联络单；3、 工作请示；4、 附带文件审批单的重要文件；5、 合同（有专项合同管理制度进行规范）；6、 对外各种签字确认文件；四 各类文件管理规范1、会议纪要（1) 会议召开当天，按会议纪要格式完成会议纪要的拟定（如在下午召开会议，则第二天上午前完成）；（2) 会议纪要按召开会议类别分为：业务会议和部门例会，两类会议纪要需分别用专门的文件夹存档；（3) 会议纪要需按时间顺序存档；（4) 会议纪要各签字流程完毕后，需将电子版本发送给所有与会人员。2、工作联络单（
3、1) 工作联络单需按对外发出的不同的部门分别存档；（2) 工作联络单需按时间顺序存档；（3) 根据工作联络单，各跟进人跟踪并注明内容落实结果。3、工作请示（1) 工作请示分为业务类工作请示和部门日常管理类工作请示，两类工作请示需分别用专门的文件夹存档；（2) 工作请示需按时间顺序存档；（3) 如涉及付款的工作请示，需将付款审批单复印件等付款证明与工作请示一同存档。4、附带文件审批单的各类重要文件（1) 文件审批单审批流程结束后，应将所审批的重要文件和文件审批单一并存档；（2) 附带文件审批单的各类文件需按时间顺序存档；（3) 文件审批单如有重要的跟进指示，各跟进人需跟进落实，并将落实情况说明一并存档。5、合同详见商业公司企划部合同管理制度6、 对外各类签字确认文件（1) 按业务类别，由部门长签字确认或由部门长授权员工签字确认的对外文件应及时存档（如无原件，需存复印件）；（2) 按文件发送对象的不同，分为对公司内部各部门签字确认的文件和对外部合作公司签字确认文件，两类文件需分别用专门的文件夹存档；（3) 各类签字文件按发送对象进行归类，并在归类下按时间顺序存档。五 制度制订、监督与执行1. 本规则由益田商业管理有限公司企划部制定，并负责修改、解释；2. 本规则自发布之日起执行。 2
