1、办公自动化中的文书档案归档的实践与思考 文书档案归档 随着办公自动化尤其是局域网技术的应用，从根本上改变我们传统的办公模式，公文的起草、审核、签发乃至其中每一环节的传递过程，甚至包括接收、查询等，都通过计算机及其网络实现，从而最终实现了无纸化办公。档案管理系统作为办公自动化的重要组成部分，对现行档案管理体制的影响是深远的。为此，笔者就目前公司办公自动化中的文书档案归档作如下分析和思考。1.现代文书归档需注意的问题由于归档模式的转变，文件归档时会出现如下问题：纸质文件归档的必要性。在新的办公模式下，虽然电子文件已经实现了从文件的起草、审核、签批到文件的流转、传递、发送的全过程，有逐渐代替纸质文件
2、的趋势，但现阶段，文件的归档仍然应以纸质文件为主，并且必须保证纸质文件的齐全完整。这主要基于以下两点：一是档案永久保管的需要。纸质文件载体相对稳定，利于永久保存。电子文件的出现不过几十年的历史，由于载体寿命的不确定性，以及技术更新过快、读取设备的局限，世界上一些早期的电子文件，目前已无法读取。虽然电子文件具有便于检索利用、不占空间等优点，但却暂不具有永久保管的特质。二是外部条件还不成熟。在目前电子公文的法律效力还未得到确认的前提下，今后相当长的一段时期内，机关中电子文件及与之内容相同的纸质文件将会共同存在。避免纸质文件重复归档。目前我们的档案管理中，存在着大量重复归档的文件。如果说，过去因为条
3、件限制，文件查阅不便而不得不保存重份文件，那么随着技术手段的进步，是否可以考虑公司内部往来文件可以不再重复归档，把我们有限的人力、物力重点用于本单位的文件管理上，这样只要保证公司的档案全宗完整，就可以充分利用网络资源共享的优势，从而减轻基层档案库房的压力，实现资源的合理利用。规范纸质文件归档内容。实现办公自化以后，机关中的发文绝大部分将以电子文件的形式生成，电子文件将不再保留文件的修改过程。依据电子文件而输出制作的正式公文，其内容与电子文件是完全一致的，因此在纸质文件归档时是否可以考虑不在保存底稿。但在文件归档时，应将电子文件流转单打印出来，与正式公文一并归档。电子文件流转单上面记录了起草人、
4、审核人、签发人的姓名、审阅时间以及审批意见，是发文的重要依据，具有查考与利用的价值。注重文件的排序编号。采用计算机辅助单份文件归档以后，归档的模式可采用分散归档和集中归档两种方式。归档模式如采用分散归档，文件的排列顺序可以以部门为单位，按部门移交纸质文件的时间顺序，随时进行编号归档。采用集中归档时，可以不考虑按部门进行排列，只要文件办理完毕即可进行编号归档，做到文件随办随归。为预防意外事件发生，年终可以按机构等要素特征打印分类检索目录或文号索引目录，以便手工检索时使用。2.自动化文书归档的实践与思考采取电脑自动化与人工纸制化相结合的方式。利用计算机管理档案，在文件的传递、排序、编号、检索以及存
5、储上具有明显的优势，但并不是所有档案工作都可以由计算机来替代。因此，在档案管理模块的设计阶段就应考虑如何利用计算机的优势，充分发挥档案管理系统的效能。在档案管理系统的设计时，必须对手工管理的每一个环节进行详细的分析，分清哪些环节宜于计算机管理，哪些环节必须人为干预，哪些环可以通过改变管理模式而达到能够适应计算机管理。采取计算机与人工鉴定归档相结合的方式。单份文件归档，文件不必进行分类、组卷，省去拟写案卷题名等一系列程序，可以很好地解决计算机归档难的问题，但要注意，即使改变了立卷方式，文件的鉴定工作还是需要人为去判别，并且不能省略。因此，在文件归档环节中，档案部门的主要职责就是进行文件的鉴定工作
6、。由于文件无需分类、组卷，文件经鉴定后可以直接进行排序编号，迅速转化成档案。使归档工作变得方便而快捷，这将会极大地缩短每年的文书归档时间。采取简化归档程序与高效率档案利用相结合的方式。运用计算机技术对档案进行管理，将摆脱以往长期以来的一种经验式的模糊管理状态，实现档案管理由案卷级深入到文件级，由对档案外部特征（目录）管理过渡到内、外部特征（目录和内容）合并管理的转变，为公司高效率的档案利用工作奠定坚实基础。档案管理系统的难点，关键在于文件转化成档案的这一过程，即文件立卷过程。按传统的档案管理模式，这一过程我们需要经过文件的鉴定，包括归档鉴定（即鉴定文件是否需要归档）和期限鉴定（即保管期限的鉴定），文件分类，文件的组卷，拟写案卷题名，填写卷内目录和备考表，排列案卷顺序，编写案卷号等程序。总之，随着公司办公自动化的实现和网络技术的不断发展，可在权限控制的基础上实现用户的自动检索、全文检索和网上检索等利用方式，从而提高档案利用工作的质量、精度和效率，实现档案工作服务水平的飞跃。
