学校档案制度.doc

1、档 案 接 收 制 度一、接收时间及程序 1在研究课题结束后次年7月底前归档。归档前，应先到科技处取回本组科研准备阶段的管理文件，到综合档案室取归档说明书、课题卡、案卷卡，填好后（签字手续完备）会同本组的材料进行分类（一个课题一套材料，实验记录本应按课题分别记录，不得多课题任务内容记在同一记录本上）整理后由兼职档案员到综合档案室立卷并办理移交手续。每年的11月、12月不接受科研课题归档工作，其它档案照常接收。2机关各部门每年六月底前将预立卷的文件材料移交综合档案室。3基建项目在竣工验收后六个月内归档。4大型仪器设备在验收后归档。5会计档案每年十月底以前归档（保存两年后）。6刊物档案每年年底前立

2、卷归档。7声像档案每年六月底前归案（录音、录像、题辞、照片）。8去世五年后的人事档案每年六月底前归档。9研究生毕业论文在答辩后归档。10公开发表的论文每年三月二十日前归档。11专利档案由科技处每年一月底前归上年度形成的专利材料。二、立卷人认真填写移交目录，立卷人与接收人应在移交目录上鉴字，各保存一份（移交目录表由综合档案室提供）。目 录1、档 案 管 理 制 度2、档 案 库 房 管 理 制度3、档 案 归 档 制 度4、档 案保 管 制 度5、档 案 收 集 制 度6、档案 整 理 制 度7、档 案 立 卷 制 度8、档 案 借 阅 制 度9、档 案 保 密 制 度10、档 案 统 计 制

3、度11、档 案 销 毁 制度12、会 计 档 案 管理 制 度13、科 研 档 案 管理 制 度14、设 备 档 案 管理 制 度15、基 建 档 案 管理 制 度16、声 像 档 案 管理 制 度17、信 用 档 案 管 理 制 度18、电 子 档 案管 理 制 度19、档案室“四参加”工作制度档 案 管 理 制 度一、为加强学校档案管理，根据档案法和科技事业单位档案目标管理的要求，结合本校实际，制定本制度。二、对在学校范围内进行的党群工作、行政管理、教学管理、教学科研、基本建设、设备仪器、学籍管理、会计等各项工作中形成的具有保存价值的文件材料(包括文件、记录、图纸、图表、报表、照片、录音、

4、录像带等)进行收集、整理、归档、保管和提供利用。三、加强安全保密工作，维护档案的安全，防止发生失、泄密事件。四、负责档密的日常借阅、信息咨询和技术服务，编制必要的案卷目录、检索工具，为准确、及时地提供利用创造条件。五、归档范围：执行山东省济南卫生学校档案分类编号实施办法及档案分类主表、保管期限表。六、归档的基本要求：1凡归档的文件材料，必须是真实反映一项工作或活动全部过程的成套材料，组成标准的保管单位(卷)，并编写目录，划定保管期限及密级，经项目负责人或有关领导审核后，办理归档手续，移交档案室。2归档的文件材料，必须用毛笔、钢笔书写或打印。书写时必须用碳素或蓝黑墨水。图纸要求线条和文字清楚。七

5、、归档时间：1各职能部门兼职档案员平时应做好文件材料的收集和积累，党群工作类和行政管理类、教学管理类等需归档的文件材料，年底整理好，于第二年三月份移交综合档案室，由档室负责立卷归档。2科研人员在完成一项科研课题后，两个月内由各科兼职档案员按学校的归档范围，向档案室移交全部科研文件材料。3基建办公室，在完成一项施工任务后，两个月内由基建办公室兼职档案员按归档范围，向档案室移交全部竣工文件材料。4会计档案由兼职档案员，在年初负责组织立卷工作，在会计室保存一年后，再向档案室移交。5设备档案在设备、仪器的开箱时，由使用部门会同有关科室、档案人员共同清点、登记上账，填写人库清单，文件材料的原本由档案室接

6、收存档，复制一份交使用部门。档 案 库 房 管 理 制 度一、为加强档案库房的科学管理，最大限度地延长档案的寿命，有效地为学校的各项工作提供信息，根据本校实际制定本制度。二、严格遵守党和国家关于档案安全、保密等有关规定。三、档案柜排列整齐、规范，档案柜与墙壁保持一定距离(不小于10cm)，便于通风、降温、去湿。四、库藏档案必须按形成规律和分类科学排架，便于查找利用。五、定期对库房进行清理核对，做到账物相符。六、库房内每年更换一次防虫药品、防止虫、霉损坏档案。七、档案入库时要进行除尘处理，档案在任何情况下应避免阳光直射，如有外窗时必须备有窗帘作为遮阳措施。八、经常保持库内整洁通风，做好温、湿度记

7、录，库温保持在14-，变化幅度不超过2。相对湿度控制在45-60%，变化幅度不超过5%。九、库房内严禁烟火，不准存放易燃易爆物品、花草、杂物等，做好防火、防盗、防潮、防光、防尘、防鼠、防污染等工作，确保档案安全。十、档案管理人员离开库房时，必须关闭电源锁好门窗，节假日前要封存库房档案。十一、档案库房是保管各种档案的重地，非档案工作人员不得进入库房。档 案 归 档 制 度一、凡记录反映本校职工活动情况具有日后查考利用价值的各种文字、图表、材料，均列为归档范围。 二、各科室兼职档案员应根据归档范围将材料收集齐全，按档案立卷要求整理组卷。交档案室检查后，再编排页号，填写卷内目录，拟出案卷标题，装订。

8、 三、编号抄目要严肃认真，案卷标题要简明扼要，正确反映卷内内容，由档案室统一书写。 四、凡立卷材料必须纸质优良，规格统一，书写规范，字迹清楚。禁止用铅笔、圆珠笔书写，也不能用复写纸复写。对不符合要求的要返工重制。 五、每年七月份以前必须完成上年度的档案立卷归档任务。 六、教学档案、教师业务档案按学年度整理立卷，在次年的十二月份以前归档。七、会计档案在会计年度终了后整理立卷，由财务科保存一年后，移交学校档案室归档。 八、科研、基建、设备、声像、荣誉档案一般在项目或活动结束后三个月内归档。档 案 保 管 制 度档案保管工作是档案管理工作的重要环节。为维护档案的完整与安全,方便档案的利用,特制定本制

9、度。一、档案保管工作的基本要求是：接收、移出档案要及时登记,做到有账有物,账物相符,确保档案的完整与安全。二、室内档案,按不同门类、载体,依档号顺序排列。三、档案库房应有防盗、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设四、接收档案要编制移交清单,办理交接手续。五、严格执行档案的借阅制度,履行借阅手续。六、档案保管人员不得自行销毁档案,档案销毁工作按鉴定销毁制度办理。七、档案用毕,必须及时入库,归卷时要仔细核对位置,避免人为的差错。八、档案保管人员在调离和退休时,必须办理档案移交手续。档 案 移 交 制 度一、根据国家档案馆通则规定，各机关工作中形成需要永久、长期保存的档案，在保管十年期满

10、后，应移交档案馆集中保存。撤销机关的档案，应组织力量全面整理，向档案馆移交。在未办妥移交手续前原文档人员不得调离。社会上散存的零星历史档案，档案馆应采取多种形式进行收集。二、各机关向档案馆移交的档案，应齐全完整，达到规范化、标准化要求。1、进馆档案必需以全宗为单位移交，同一全宗的档案不能随意分散。2、一个机关的所有档案，包括录音像、影片、照片等，应收集齐全，统一整理编目，一并移交，以保持实物档案的相互联系和完整性。3、进馆档案要分类科学，组卷合理，编目准确，档号齐全，排列系统，装订合乎质量要求。4、移交档案要根据分类方案，依照档号原则，在档案馆指导下，编制档号，做到档号齐全。5、各机关在移交档

11、案的同时，要随同移交必备的检索工具。三、与档案有关的资料（包括谱书、方志、年鉴、人物、传记、回忆录、党史资料、政策法规汇编和书报杂志等）应随同档案一并移交，以保证档案资料的完整。四、档案馆接收档案应制出接收方案和计划，做好接收前的各项准备工作。五、档案馆严把进馆档案质量关，对不符合质量要求的，应指导加工整理，符合质量要求方可移交。档 案 收 集 制 度 一、档案收集工作，是根据国家规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，将分散在各个科室和个人手中，以及散失在其他地方的档案，收集到档案室集中保管。二、档案收集工作，要采取积极、主动的态度和有效措施，把凡属于本档案室保存范围的各种内容、形式和载体

12、的档案和资料全面收集起来。三、历史档案征集工作，是一项较为复杂艰巨的工作，既要坚持集中统一管理档案的原则，又要注意工作方法，给予适当的奖励，以资鼓励。四、收集进室的档案，必须核对数量是否如数，鉴定案卷是否完整，立卷是否符合规范，并履行签字手续。档 案 整 理 制 度 档案整理是按照一定的原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。通过整理使档案的管理达到有序、条理，便于为单位提供档案服务。一、 为了确保室藏档案质量，对移交进室档案要按标准进行严格检查和验收，对不符合要求的档案提出整改意见，合格后再进行接收。二、档案整理工作主要包括档案的分类、立卷、案卷排列、编号和

13、编制案卷目录等。三、档案室对接收进馆和征集的零散文件资料进行整理。以年度为单位，进行科学的分类、按时间和资料的重要程度排列、立卷、编号、编制检索工具。四、为了便于管理和利用，对室藏档案部分质量较差案卷进行必要的加工整理。对已破损和字迹褪色的重要档案，要及时进行修复或复制。档 案 立 卷 制 度一、为加强本校档案管理，更好地为学校各项工作服务，结合科技事业单位档案目标管理要求和我校实际情况制定本制度。二、档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全，发挥科技档案在学校工作中的作用。三、档案室要设立预备档案盒(卷)和登记本。文书档案要及时回收。科技档案要分段及时收。四、档案管理人员要认真执行有

14、关标准，建立定期的检查制度，妥善保管好档案，便于开放利用。档 案 借 阅 制 度一、学校各部门借阅档案，要办理借阅手续，利用结束后，填写利用效果登记表。二、借阅档案应在阅览室内进行，如因工作需要借出。须经分管领导批准方可借出。三、外单位查阅档案，应持有单位介绍信，经分管所长批准，办理借阅手续后方可借阅。 四、调阅密级档案材料，须经分管领导批准，其它类须经办公室主任批准，方可借阅。密级档案不予借出。五、查阅档案时，不准吸烟，饮水时要离开档案材料，以防损坏。严禁在档案材料上圈点、划线、注字、涂改。不准随意拆卷、增页、增页。对违反规定者，视情况予以处理。六、复制档案材料必须经有关领导批准，由档案室工

15、作人员进行。档 案 保 密 制 度一、为贯彻保密法，保守国家机密，维护学校档案的完整与安全，特制定本制度。二、加强对档案工作者的保密教育，树立正确的保密观念，坚持和宣传保密原则，采取各种措施，维护党和国家的机密。三、为维护历史的真实面貌，档案工作者必须加强高度的责任心。保护档案的真迹不受破坏和遗失。四、学校的档案确定为绝密、机密、秘密三种密级，对不同密级的档案采取不同的保管措施。五、学校的党政、科技档案属于绝密的不经分管领导批准，档案室不予提供利用。六、凡标有密级的档案，利用者不得复印。七、为防止档案机密材料失窃，要定期清点档案数量。八、档案部门平日做好库房的安全工作，注意门窗是否关好，节假日要加盖封条。档 案 统 计 制 度一、档案统计要实事求是，如实反映客观情况，做好准确及时，完整系统。二、统计范围主要包括：档案室机构、人员情况、收藏档案、资料的状况、档案、资料收