1、Time Management时间管理时间管理2课程目标课程目标 objectivel建立有效的时间管理概念建立有效的时间管理概念l找到制约提高成效的障碍找到制约提高成效的障碍l学会优先管理学会优先管理l建立有效的时间管理系统建立有效的时间管理系统l学习相应的时间管理技术学习相应的时间管理技术3课程内容课程内容 contentl第一章第一章为何忙乱为何忙乱l第二章第二章时间那里去了时间那里去了 对时间的分析对时间的分析l第三章第三章时间管理原则时间管理原则l第四章第四章时间管理的改进方法时间管理的改进方法4l我一直都在抱怨时间。我一直都在抱怨时间。 忙的时忙的时候觉得时间太少，闲的时候又候觉得
2、时间太少，闲的时候又觉得时间太多。觉得时间太多。-Queen Charlotte 1796-1817引言引言5第一章第一章 为何忙乱为何忙乱6现状现状lBUSINESS（工作）工作）lPERSONAL（个人）个人）lCONSEQUENCES（后果）后果）7时间管理的杀手时间管理的杀手l优先顺序不明确优先顺序不明确/危机管理危机管理l电话打扰电话打扰l缺乏优先缺乏优先/目标目标l贪多嚼不烂贪多嚼不烂l不速之客不速之客l无效授权无效授权l桌面杂乱无章桌面杂乱无章/找不到东西找不到东西l缺乏自律缺乏自律/拖延拖延l不会说不不会说不l会议会议8第二章第二章 chapter two时间那里去了时间那里去
3、了- 对时间的分析对时间的分析9分析一下分析一下l你的时间价值有多少你的时间价值有多少?l哪些时间该花哪些时间该花?哪些时间不该花哪些时间不该花? 哪些可花可不花哪些可花可不花? l别人如何浪费了我的时间别人如何浪费了我的时间? 如何排除如何排除?l我处理事情的顺序是我处理事情的顺序是,l处理事情真的要花那么长的时间吗处理事情真的要花那么长的时间吗? 能不能缩短能不能缩短?l哪些是是非常紧急的哪些是是非常紧急的, 需要马上处理的需要马上处理的?l我是否进行了充分的授权我是否进行了充分的授权?l每次会议都是必须的吗每次会议都是必须的吗?l每次会见都是必要的吗每次会见都是必要的吗?l10分析一分析
4、一 计算你的时间价值计算你的时间价值11分析一的启示分析一的启示l你的每一天你的每一天,每一分钟每一分钟,每一小时都有很大价值每一小时都有很大价值. l钱是一分一分挣来的钱是一分一分挣来的, l当你浪费了多少时间当你浪费了多少时间, 你就浪费了多少钱你就浪费了多少钱 l规划你的时间规划你的时间, 将有限的将有限的宝贵的时间用在可以产宝贵的时间用在可以产生最大收益的活动上生最大收益的活动上. 12分析二分析二你的压力大吗？你的压力大吗？13瘾性问题的共同症状瘾性问题的共同症状(1) 一定会出现一种可以预见的感受一定会出现一种可以预见的感受(2) 会成为吸引你所有注意力的主要焦点会成为吸引你所有注
5、意力的主要焦点(3) 能够短暂消除所有痛苦和其他的负面感觉能够短暂消除所有痛苦和其他的负面感觉(4) 能够产生一种人为的自我重要能够产生一种人为的自我重要权威权威控制控制安全安全亲密和成就的感觉亲密和成就的感觉14分析三分析三:时间记录表时间记录表 (见练习页见练习页)15每日计划每日计划PLAN THE NEXT D，BYOU LTHE OFFICE在你在你办公室办公室前，计划前，计划天的工作。天的工作。DO THE ，DELEGATE THE 。做做的事情的事情把把的事情授权出去的事情授权出去16分析三的启示分析三的启示l有较多时段记不起来做什么的话有较多时段记不起来做什么的话, 说明问题
6、严重说明问题严重. l每天安排每天安排20%的法定时间作为机动的的法定时间作为机动的, l这种方法让你觉得每个小时都是截止期限这种方法让你觉得每个小时都是截止期限 l如想进一步精确计算如想进一步精确计算, 可以对比计划用时可以对比计划用时/实际用实际用时时, 及浪费的时间和原因及浪费的时间和原因, 17分析四分析四:授权分析授权分析l为什么没有授权为什么没有授权? l按照授权程度分类你的工作按照授权程度分类你的工作, _18分析四的启示分析四的启示l下属不会永远没有你做的好下属不会永远没有你做的好 l授权会节省很多时间授权会节省很多时间, l管理者要通过别人完成工作管理者要通过别人完成工作,
7、就必须花时间在辅就必须花时间在辅导下属上导下属上 l授权让你有更多时间做更重要的事情授权让你有更多时间做更重要的事情 19分析五分析五:会议分析会议分析l分析会前准备情况分析会前准备情况l分析会议过程分析会议过程 l会后分析会后分析 20黄金规则黄金规则从结果出发从结果出发BEGIN WITH THE END IN MIND21应变与制变应变与制变决定命运的不是机会，而是决定命运的不是机会，而是你的选择。你的选择。CHOICE， NOT CHANCE DETERMINES DESTINY22应变与制变应变与制变l制变制变= 主动选择主动选择+承担责任承担责任l制变与应变制变与应变l效率与成效效
8、率与成效lThe enemy of the best is Good!23引言引言24第三章第三章 chapter three时间管理原则时间管理原则25原则一原则一:帕雷托原则帕雷托原则l20%80%lACTIVITIESRESULTSl活动活动结果结果l20%的工作占整个工作的的工作占整个工作的80%的价值的价值l集中集中80%的精力要做的精力要做20%的工作的工作l投入投入20%精力做另外精力做另外80%的工作的工作26帕雷托原则的核心帕雷托原则的核心27帕雷托原则帕雷托原则l80%的销售额来自于的销售额来自于20%的客户的客户l80%的电视时间用来收看的电视时间用来收看20%你最喜欢的
9、电视节目你最喜欢的电视节目l80%的阅读时间用在的阅读时间用在20%的报刊和杂志上的报刊和杂志上l80%的外餐在的外餐在20%你最喜欢的参观中进行的你最喜欢的参观中进行的l80%的请假是的请假是20%的员工请的的员工请的l28不遵循原则的误区不遵循原则的误区l面面俱到面面俱到 都想做好都想做好l完全主义完全主义 都想做完都想做完l平均分配时间和精力平均分配时间和精力29练习练习一般做法一般做法按照二八定律按照二八定律结果结果:忙碌忙碌结果结果:充裕充裕30原则二原则二:目标原则目标原则风不会偏爱没有目的港的人风不会偏爱没有目的港的人NO WIND FAVORS HIM WHO HAS NO D
10、ESTINED PORT31目标设定的原则目标设定的原则 SMARTSpecific 具体而明显的具体而明显的 Measurable 可衡量的可衡量的Attainable 可达成的可达成的 Realistic 是实在的是实在的Time Limited 有时限的有时限的32确立目标的确立目标的7个步骤个步骤罗列罗列好处好处障碍障碍支持支持咨讯咨讯行动行动期限期限33工作的分类工作的分类(1)按紧急程度分按紧急程度分 启示启示 _(2)按重要程度分按重要程度分启示启示 _34原则三原则三:优先原则优先原则直接价值高度重要高度紧迫间接价值高度重要低度紧迫高度紧迫低度重要少价值，但必要低度重要低度紧迫
11、无价值，不必要35你的优先矩阵你的优先矩阵M1M2M3M436第二象限工作法第二象限工作法(1)工作合理分配到不同象限工作合理分配到不同象限 (2)先做或将多数精力和时间做第二象限的工作先做或将多数精力和时间做第二象限的工作 (3) 第一象限的工作，很多是由于没按照第二象限工作法去第一象限的工作，很多是由于没按照第二象限工作法去做而产生做而产生(4)别被第三象限中的假象迷惑别被第三象限中的假象迷惑 (5) 制定计划要根据第二象限制定计划要根据第二象限(6) 80%的时间做第二象限的工作，的时间做第二象限的工作，20%做其他象限做其他象限 37制定轻重缓急计划的结果制定轻重缓急计划的结果(1)
12、把握自己的生活把握自己的生活(2) 把自己的生活安排得井井有条把自己的生活安排得井井有条(3) 帮你从管理危机中解脱出来帮你从管理危机中解脱出来(4) 缩短赶进度的时间缩短赶进度的时间(5) 减少拖延和犹豫不决减少拖延和犹豫不决(6) 处理好工作负担处理好工作负担38小组讨论问题小组讨论问题1.我认为多做或少做哪些事情，能够明显改进个人生活我认为多做或少做哪些事情，能够明显改进个人生活多做少做2.我认为多做或少做哪些事情，能够明显改进工作我认为多做或少做哪些事情，能够明显改进工作多做少做394-D 法法lDlDlDlD40提高效率的好习惯提高效率的好习惯l制作待办工作清单制作待办工作清单每日待
13、办清单项目待办清单长期待办清单l决定优先顺序决定优先顺序l制作并运用标准作业程序制作并运用标准作业程序l依据身心状态调整时间表依据身心状态调整时间表l每天保持精力充沛每天保持精力充沛l设计有生产力的工作空间设计有生产力的工作空间41第四章第四章 chapter four时间管理的改进方法时间管理的改进方法42时间管理的改进方法时间管理的改进方法l方法一方法一:消除不速之客消除不速之客l方法二方法二:消除无效会议消除无效会议l方法三方法三: 有效计划有效计划l方法四方法四: 有效授权有效授权l方法五方法五: 克服拖延克服拖延 l方法六方法六:学会说学会说“不不”l方法七方法七:克服工作搁置克服工
14、作搁置l方法八方法八: 文件堆积杂陈文件堆积杂陈l方法九方法九: 克服办公桌杂乱克服办公桌杂乱l方法十方法十: 自律自律43小组讨论小组讨论原因分析原因分析改进方法改进方法44清理桌面的步骤清理桌面的步骤l建立建立3到到5个档案（根据你的情况）个档案（根据你的情况）l根据根据4D原则整理所有文件原则整理所有文件l把把”立即做立即做“的工作一件件处理完的工作一件件处理完l给待处理事件定下时间并相应存放文件给待处理事件定下时间并相应存放文件l使用活页文件使用活页文件l每日清理桌面每日清理桌面45善用时间的好建议善用时间的好建议TIPSl精力旺盛时，先做最重要的工作。精力旺盛时，先做最重要的工作。l
15、期刊和杂志的影响期刊和杂志的影响。l告知别人，如果你真的很忙告知别人，如果你真的很忙。l减少出差减少出差。l试着早点起床试着早点起床l厌烦某项工作时，别强迫自己继续做。厌烦某项工作时，别强迫自己继续做。l如果周末要工作，周六早上是很好的时机。如果周末要工作，周六早上是很好的时机。46吃大象原理吃大象原理47享受工作！享受生活！享受工作！享受生活！l学习学习l生理生理l社会社会l工作工作: FLOW (心流心流)l家庭家庭l精神生活精神生活48远景远景预见未来的最佳途径是创造未来预见未来的最佳途径是创造未来THE BEST WAY TO PREDICT THE FUTURE IS TO INVE
16、NT IT计划意味着把未来呈现在眼前，以便现在就为将来添计划意味着把未来呈现在眼前，以便现在就为将来添砖加瓦砖加瓦PLANNING IS BRINGING THE FUTURE INTO THE PRESENT，SO THAT YOU CAN DO SOMETHING ABOUT IT NOW49让工作更快更好的让工作更快更好的10大秘诀大秘诀l利用计算机利用计算机l别做完美主义者别做完美主义者l避免使自己承受成为创新者的压力避免使自己承受成为创新者的压力l在不同工作时间做变换在不同工作时间做变换l别浪费时间在还未接到的项目上别浪费时间在还未接到的项目上l制定不随意更改却事宜的截止期限制定不随意更改却事宜的截止期限l保护并珍惜自己的时间保护并珍惜自己的时间l保持专心一致保持专心一致l制定生产目标制定生产目标l做自己喜欢做的事做自己喜欢做的事50克服成功的障碍克服成功的障碍不做计划就等于为失败做计划不做计划就等于为失败做计划FAIL TO PLAN IS PLANNING TO FAIL成功的人无非是选择做了不成功的人放弃不做的事情成功的人无非是选择做了不成功的人放弃不做的事情SUCCE
