1、公司人事档案管理办法规章制度人事档案管理制度 第一章、总则 第一条：为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效的保护和利用档案，使之科学化、规范化、制度化，在企业经营活动中充分发挥人事档案的作用，更好地为怡通集团各项工作服务，特制定本管理制度。 第二条：人事档案工作是集团组织人事工作的重要组成部分，也是集团档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行集团战略、方针、政策服务的，是选贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据。 第三条：本制度适用于怡通集团总部及其各子公司。 第二章、管理职责 第四条：集团企业管理部人事档案管理的职责 a、负责制订、修改和完善集团人事档案管理
2、的相关工作管理制度与实施细则等规范； b、负责本制度在各子公司实施执行的具体指导和监督检查； c、负责怡通集团战略决策委员会成员的人事档案管理工作； d、负责怡通集团各子公司、部门的员工人事档案管理工作； e、负责对各子公司的员工人事档案管理工作进行检查与督导。 第五条：集团企业管理部人事档案管理的义务是指导各子公司按本制度要求建立规范的档案管理程序、规范档案管理行为。 第六条：各子公司行政部门人事档案管理的职责就是负责执行本制度，按其要求建立规范的人事档案管理；负责管理企业管理部所有员工人事档案管理工作。 第三章、人事档案内容 第七条：人事档案一式两套（原件由各子公司行政部保管、复印件由集团
3、人事部统一管理），是由历史地、全面地反映员工情况的有关材料构成，主要有如下几类： a、履历材料（包括个人的简历资料、学历、资格证等）； b、考核、考察材料； c、奖励及处分材料； d、培训记录及外训协议等材料； e、劳动合同、保密协议、录用、任免、聘用、离职材料； f、其他可供企业用人参考的资料。 第四章、档案编号管理 第八条：各子公司行政部门必须按照OA管理系统中的员工编号（即：工号）进行编号，每100 个档案做一个标记，方便查找。 由其他单位转入的员工档案，按照转入单位的编号更换编号（转出单位办理离职手续）。 第五章、人事档案的收集与整理 第九条：日常收集员工履历表、试用期考评表、各种奖励
4、、职务任免、岗位/待遇调整表、续签合同等材料。 各子公司人事档案管理人员必须在每次招聘结束后的七日之内（试岗期结束），必须将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。 日常新进人员的人事档案必须于办理入职手续两日之内，将将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。 第十条：各子公司行政部门的人事专员在以下几个时段特别需要做好人事档案资料的归档工作。 1、新员工报到时 新员工报到后，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面右上方书写上档案袋编号（口取纸）、员工姓名、性别。结束试岗期后的三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行再次归档： 许昌怡通集团应聘人员求职
5、表（必须要有面试评价表及审批人意见签署）； 身份证（双面都印在同一页上，A4纸）、学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件； 2、员工办理正式入职手续时 员工结束七天试用期后的三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行再次归档： （1）许昌怡通集团应聘人员求职表（必须要有面试评价表及审批人意见签署）； 身份证（双面都印在同一页上，A4纸）、学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件 3、员工办理转正手续时 员工转正手续完成后，各级人力资源部门人事专员必须将以下资料收集齐后，归入该员工的档案袋： 该员工的应聘求职表、试用期考评表； 劳动合同、保密协议； 4、员工办理调动手续时 各级人力资源部门，在
6、完成员工调动手续的三个工作日内将员工调动手续资料装入该员工的档案内，具体的资料有： 岗位/待遇调整表； 、工作交接表； 、文件档案资料移交明细表、物品资产移交明细表、客户资料移交明细表、待办工作（事宜）移交明细表； 5、员工办理离职手续时 各级人力资源部门人事专员，在办完员工离职手续的三个工作日内，将离职相关资料装入该员工的档案内，必须装入的资料有： 该员工的书面离职申请书； 离职清算表 、离职申批表； 、员工离职工作移交表； 、文件档案资料移交明细表、物品资产移交明细表、客户资料移交明细表、待办工作（事宜）移交明细表。 第十一条：每年一季度按公司档案管理办法对上一年的人事档案进行整理、组卷。
7、人事档案的收集范围：本管理制度第三章中所列的档案内容涉及的相关材料。 第十二条：在整理过程中,不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。 第六章、人事档案的借阅与移交 第十三条：凡借用人事档案，必须填写人事档案借阅登记表，由人力资源部门的负责人核实理由，经企业管理部领导签批后，方可借出，借出的档案必须在7天内归还，如确因工作需要，可办续借手续。 借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印。 第十四条： 人事档案的移交分为人事档案移交和人事档案管理人员工作变动移交两种。 第七章、其他规定 第十五条：凡是公司的员工（正式员工、试用员工和临时员工）都必须建立档案正
8、本，是否建立副本，根据工作需要由人力资源部自行确定。 第十六条：档案管理人员应具有良好的思想素养，按受过正规的档案管理培训，在工作中须严格遵守保密制度。 第十七条：不得擅自处理或销毁档案材料，应按公司档案管理制度进行档案保管和档案销毁。 第十八条：集团人事部定期或不定期地对各子公司的人事档案管理工作进行检查与督导，检查中凡发现不按照以上规定予以办理执行的，视情节轻重，处罚人事档案管理员50200元，其所属各子公司领导负连带责任，处罚100200元。 第十九条：各子公司人事档案管理人员是定岗管理，凡与原人事档案管理人员的变动（包括换 岗、离职、增减其他工作量）的，必须报经集团企业管理部，批准后方
9、可执行，否则直接处罚当事人50200元，各子公司相关领导承担连带责任，处罚50200元。 第二十条：奖惩投诉 员工对本人或他人的奖惩在以事实为依据的前提下可以越级投诉，也可以直接投诉到集团人事部。 受到投诉的奖惩在抽查时可暂停，待调查清楚后再予以处置。 1、投诉调查结果属实的，撤消原奖惩决定，可以对员工投诉他人奖惩的进行表扬奖励。 2、投诉调查结果不属实的，维持原奖惩决定，并对投诉员工进行 第二十一条：本制度最终解释权归集团企业管理部。 第二十二条：本制度从下发之起实施。 企业人事档案管理办法 第一条 为加强和规范员工档案管理，依据中华人民共和国档案法和企业职工档案管理工作规定及干部档案工作条
10、例，制定本细则。 第二条 中层以上管理人员档案由党委办公室负责管理，派专人负责;其余员工的档案均由人力资源部档案管-理-员负责管理。档案管理人员不能保管本人的档案。党委办公室和人力资源部的档案管理人员的档案实行交叉管理。 第三条 员工失踪或死亡后满三年，其档案应移交当地劳动行政部门保存。对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后，其档案由公司档案室按规定向有关档案馆移交。 第四条 人事档案管-理-员的职责 (一)、保管员工档案; (二)、及时索要、收集、鉴别和整理员工档案材料; (三)、办理员工档案的查阅、借阅、和转递手续; (四)、登记员工工作、工资、奖惩情况; (五)、为领导和有关部门
11、提供员工的情况; (六)、做好员工档案的安全、保密、保护工作; (七)、定期向档案室等部门移交档案; (八)、办理其它有关事项。 第五条 人事档案的内容及分类归档 (一)、本人历年填写的个人简历、履历、登记表; (二)、本人经历、家庭情况、社会关系、成长历史等自传材料; (三)、本人自我鉴定，组织鉴定材料;对员工的考察、考核、评价材料; (四)、政治历史审查及甄别复查材料; (五)、员工参入党、团材料; (六)、奖励(包括科技和业务)及各种先进事迹材料; (七)、入伍、退伍、辞退职、出国等材料; (八)、处分、取消处分的材料; (九)、任免、工资、职称等材料; (十)、学历和评定的技能等材料;
12、 (十一)、其他有较大价值的可供参考的材料。 第六条 人事档案材料的分类严格按干部档案工作条例、企业职工档案管理工作规定的规定办理。 第七条 人事档案的收集、保管和销毁 一、调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案，在其报到一个月内立档。对调入或新建立的档案都应造册登记。 二、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材 料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整。 三、立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。 四、人事档案材料统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。 五、按规定需要销毁档案材料时，必须经部门负责人、分管领导批准，并编制
13、销毁清册。 六、人事档案存放应配备档案库房、档案橱窗等设施。档案要做到防盗、防火、防蛀、防潮、防光、防尘、防污染。 七、人事档案材料应分类，整理装订成册后方能入卷存档，不得直接入卷。每年要对档案进行一次整理、校对工作。 八、档案应分类编号后存放，编号应与员工编号统一，防止重名重姓员工材料入档交叉，制检索目录，以便查找。 第八条 人事档案的利用和传递 一、外单位来公司查阅档案时，必须持盖有公章的单位介绍信，经分管领导批准后，方可查阅。 二、本公司各部门因工作需要查阅员工档案时，应由部门出具证明，由人力资源部负责人批准后方可查阅。 三、公司级领导、党委办公室、人力资源部可不经审批查阅员工档案。 四、建立档案查阅登记制度，对查阅职工档案的情况做好记录。 五、档案一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应提交报告，分管领导批准，严格履行登记手续。 六、任何人不得查阅或借用本人及亲属(包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等)的档案。 七、查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。 八、员工被任免中层以上职务，应在任免职务后一个月内移交其档案。 九、员工调动、辞职，解除劳动合同或被开除、辞退等，已办理离公司手续者，应在一个月内将其档案移交新单位或户口所在地的街道办事处。 十、转递档案应通过机要通讯或派专人送取，并履行登记手续，不准邮寄或交本人自带。 十一
